Kako napisati podsetnu e-mail poruku
U današnje vreme, brzina i efikasnost poslovne komunikacije su od suštinskog značaja, a e-mail se pokazao kao jedan od glavnih alata za postizanje te komunikacije. Međutim, s obzirom na količinu e-mail poruka koje svakodnevno primamo, često se dešava da naši inicijalni e-mailovi ostanu bez odgovora. U tom kontekstu, podsetne e-mail poruke su postale neizostavni deo poslovne korespondencije. U ovom članku ćemo razmotriti kada je pravo vreme da napišete podsetnu e-mail poruku, kako da kreirate efektan naslov, savete za započinjanje poruke, kako organizovati telo poruke, te kako se pravilno pozdraviti na kraju poruke.
Kada napisati podsetnu e-mail poruku
Pravo vreme za slanje podsetne e-mail poruke može varirati u zavisnosti od situacije. Međutim, kao opšte pravilo, dobro je sačekati barem nekoliko radnih dana nakon slanja originalne poruke pre nego što pošaljete podsetnik. Ako ste u originalnom e-mailu naveli rok za odgovor, pristojno je sačekati do tog trenutka pre slanja podsetnika. Takođe, ukoliko ste u poslovnoj komunikaciji koja zahteva hitan odgovor, može biti prihvatljivo da pošaljete podsetnik i ranije. Ključno je proceniti kontekst i važnost teme o kojoj e-mail komunicirate.
Kako napisati naslov za podsetnu e-mail poruku
Naslov e-maila je prva stvar koju primalac vidi, stoga je od izuzetne važnosti da on bude jasan i direktan. Naslov treba da signalizira da se radi o podsetniku, ali i da podseća na originalnu temu. Primeri efektnih naslova su: “Podsetnik: Upit za detalje projekta” ili “Prati: Odgovor u vezi sastanka”. Naslov koji je direktno vezan za prvobitnu komunikaciju će pomoći primaocu da brže prepozna kontekst poruke.
Saveti za započinjanje podsetne e-mail poruke
Početak podsetne e-mail poruke treba da bude ljubazan i razuman. Uobičajeno je započeti s rečenicom koja izražava razumevanje za zauzete rasporede i mogućnost da je originalna poruka možda ostala neprimećena. Na primer, možete započeti sa “S obzirom na Vaš zauzet raspored, razumem da možda niste stigli da pregledate moj prethodni e-mail”. Ovo postavlja osnovu za prijateljski ton i daje pozadinu za podsećanje na originalni zahtev.
Organizovanje tela poruke u podsetnoj e-mail poruci
Telo podsetne poruke treba da bude kratko i sažeto. Važno je ponoviti ključne tačke originalne poruke ili zahteva, te ukoliko je potrebno, dodati nove informacije koje mogu potaći primaoca na odgovor. Ako postoji više tačaka za diskusiju, organizujte ih u nabrojane ili numerisane liste radi veće preglednosti. Pored toga, ako očekujete konkretan odgovor ili akciju, jasno navedite šta očekujete od primaoca.
Kako se pravilno pozdraviti u podsetnoj e-mail poruci
Zaključak podsetne e-mail poruke treba da ostavi pozitivan i profesionalan utisak. Upotrebite standardne formulacije pozdrava kao što su “Srdačno” ili “S poštovanjem”, praćene vašim imenom, prezimenom i, po potrebi, titulom ili pozicijom. U zavisnosti od toga koliko je formalan vaš odnos sa primaocem, možete prilagoditi pozdrav. Ako očekujete odgovor ili određenu akciju, nemojte se ustručavati da to navedete i u zaključku e-mail poruke, na primer: “Radujem se Vašem brzom odgovoru” ili “Nadam se skorom razrešenju našeg upita”.
Pisanje efikasnih podsetnih e-mail poruka je veština koja može značajno doprineti profesionalnoj komunikaciji i efikasnom menadžmentu i raspoređivanju poslova. Ključ je u tome da budete strpljivi, razumni i jasni u svom pristupu. Vodite računa da vaše poruke ostavljaju profesionalan utisak i da ne zvuče prenapadno ili nepristojno. Uz ove savete, vaše podsetne e-mail poruke će biti dobro strukturirane, primati pažnju koja im je potrebna i pomoći u održavanju efeksane komunikacije.