Ako se bavite poslovnim ili ličnim dopisivanjem, važno je da znate kako pravilno postaviti pismo. Pravilan format pisma ne samo da pruža profesionalan izgled, već i pomaže u jasnom i efikasnom prenosu poruke. U ovom članku ćemo vas uputiti kroz proces postavljanja pisma, od izbora formata papira i pisanja naslova do nabrajanja adresata i korišćenja pravilnih pozdrava. Pridržavanje ovih smernica za postavljanje pisma pomoći će vam da steknete poverenje vaših primatelja i postanete vešti u slanju poruka na bilo koju adresu.
Kako postaviti formalno pismo u Word-u
Postavljanje formalnog pisma u Microsoft Wordu je veoma lako i jednostavno. Važno je da pratite osnovne korake i da se pridržavate određenih pravila.
Prvi korak jeste da otvorite novi dokument u Wordu i izaberete opciju “Pismo” ili “Letter” ukoliko koristite englesku verziju. Nakon toga, izaberete željeni format papira koji će se koristiti za pisanje pisma.
Zatim, izaberete font koji želite da koristite i da postavite svoje kontakt informacije u gornjem desnom uglu dokumenta. Ovo će omogućiti da se primalac pisma obrati Vama ukoliko ima neka dodatna pitanja.
Sledeći korak je da postavite adresu primatelja pisma. Adresa se obično nalazi u gornjem levom uglu dokumenta. Potom, postavite datum pisma u gornjem desnom uglu neposredno ispod Vaših kontaktnih informacija.
Nakon toga, u samom tekstu pisma pridržavajte se standardnih pravila gramatike i pravopisa. Obratite pažnju na pravilno formatiranje i poravnanje teksta.
Kada završite sa pisanjem pisma, podesite margine kako bi pismo izgledalo estetski. I na kraju sačuvajte dokument kao novi fajl ili ga izvezite u obliku PDF fajla kako bi bilo lakše za slanje i čuvanje.
Kako napisati neformalno pismo za slanje
Kada želimo da pošaljemo neformalno pismo, odnosno da se obratimo prijateljima, rođacima ili poznanicima, važno je da znamo kako da ga napišemo na pravi način. Prvo i najvažnije je da pismo počnemo pozdravom koji je primeren prilikama – može biti uobičajni “pozdrav” sa neformalnom “ćao” ili “zdravo” uz ime osobe kojoj pišemo.
Potom sledi uvodni deo pisma, u kojem možemo izraziti svoju radost zbog određenog događaja, zahvalnost, ili jednostavno neko osećanje koje želimo da podelimo sa osobom kojoj pišemo. Nakon toga, možemo preći na glavni deo pisma, u kome možemo izneti svoje misli, iskustva ili poglede na život i svet oko nas.
Važno je da neformalno pismo bude napisano u opuštenijem stilu, bez stroge forme i pravila, ali ipak da bude jasno i razumljivo. Kao završetak, možemo napisati pozdrav i neke lepe želje, te ponuditi saradnju i druženje u budućnosti.
Ukratko, neformalno pismo je prilika da se opustimo i približimo nekome, da podelimo svoja razmišljanja i osećanja na prijatan i prijateljski način. Važno je samo biti iskren i pozitivan, te uživati u pisanju.
Kako napisati efektivno pismo motivacije
Pismo motivacije je ključni deo prijave za posao ili stipendiju, i može biti jedan od najtežih delova za napisati. Ono što je važno u pismu motivacije jeste da se jasno izraze vaša motivacija, ciljevi i relevantno iskustvo za poziciju/stipendiju.
Prvo što treba uraditi jeste istražiti kompaniju/organizaciju i poziciju za koju se prijavljujete. Ovo će vam pomoći da se fokusirate na specifične aspekte koji se traže, i da pokažete da ste dobro informisani.
Dalje, pismo treba da bude strukturirano i efektivno. Počnite sa uvodom koji će privući pažnju čitaoca, a zatim započnite sa opisivanjem svog obrazovanja i iskustva. Uvek priložite specificne primere kako bi vaše tvrdnje bile podržane, ali vodite računa da ne ponavljate samo ono što je već navedeno u vašoj CV-u.
Dok pišete pismo motivacije, fokusirajte se na ono što možete da ponudite kompaniji/organizaciji, ali budite jasni u vezi toga šta očekujete da dobijete iz tog iskustva. Na kraju, završite pismo zahvaljivanjem na vremenu i izrazite svoje želje za dalju saradnju.
Ukratko, ključ za pisanje efektivnog pisma motivacije je da bude strukturirano, jasno i fokusirano na specifične aspekte pozicije/afere koja interesuje kandidata.
Kako napisati pismo otkaza ugovora
Kada dođe vreme za završetak saradnje, nakon što ste razmislili i odlučili da raskinete ugovor, potrebno je ostaviti dobar utisak i profesionalno i pristojno napisati pismo otkaza. Prilikom pisanja, važno je da poštujete odredbe iz ugovora, kao i da poštujete deadline za otkazivanje.
U samom pismu, trebalo bi da budete jasni, koncizni i objasnite razloge zbog kojih raskidate ugovor. Možete napisati nekoliko rečenica u kojima navodite da želite da prekinete saradnju, a zatim objasniti razloge. Ukoliko je razlog nezadovoljstvo uslovima rada ili poslovnim ishodom, budite pažljivi kako izražavate kritiku i izbegnite emotivne reakcije.
Ukoliko je razlog otkaza zbog nekih drugih promena u životu, kao na primer: odlazak u inostranstvo ili neki neplanirani događaj, objasnite šta se dešava, te da ne možete nastaviti da radite kao što se dogovorilo u ugovoru.
Na kraju, potpisnite pismo i pošaljite ga poštom ili elektronskom poštom, u zavisnosti od dogovora ili zahteva iz ugovora. Važno je da budete dostupni za dalju komunikaciju sa poslodavcem i da se dogovorite oko povrata svojih stvari, ako su ostali u prostorijama firme ili skladištu.
Kako napisati pismo žalbe koje će biti uspešno
Pismo žalbe je korisna alatka kada se suočite sa nepravdom ili lošim tretmanom. No, pisanje pisma žalbe koje će biti uspešno zahteva pažljivo planiranje i pristup. Evo nekih saveta koji će vam pomoći da napišete uspešno pismo žalbe:
1. BUDITE JASNI: Napišite jasno i koncizno, ne zaboravljajući da objasnite problem o kojem se radi.
2. SLUŠAJTE SEBE: Budite iskreni, ali i emotivno kontrolisani. Pokušajte da izbegnete preteranu agresiju ili ljutnju, koja bi mogla sabotirati vaš zahtev.
3. BUDITE SPECIFIČNI: Navedite konkretan primer lošeg tretmana ili nepravde i objasnite kako je uticala na vas.
4. OBRATITE SE PRIMERENIM AUTORITETIMA: Ako pišete pismo žalbe, sigurno postoji osoba ili telo koja se time bavi. Takođe, možda postoji neko ko je šef osobe koja je izazvala problem. Obratite se pravoj osobi ili telu, umjesto da slanje pisma naivno smatrate dovoljno dobrim.
5. TRAŽITE KONKRETNU AKCIJU: Nemojte samo tražiti izvinjenje. Tražite konkretnu akciju ili promenu koja će vam pomoći da se suočite sa problemom i da se on ponavlja u budućnosti.
6. ZAHVALITE SE: Na kraju zahvalite se na pažnji koju ste dobili i izrazite svoju spremnost da žalbu prodiskutujete dalje.